Algemene voorwaarden

I. – Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen de beroepsbeoefenaar en de cliënt.

Elke afwijking moet door beide partijen uitdrukkelijk schriftelijk worden aanvaard.

In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van deze algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, prevaleert de opdrachtbrief.

Overeenkomstig het gemene recht is het inroepen van de aansprakelijkheid van beroepsbeoefenaar alleen mogelijk voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem zijn aanvaard.

II Aanvang van de overeenkomst: 

Bij gebrek aan een andersluidende bepaling in de opdrachtbrief wordt de overeenkomst gesloten en treedt deze in werking:

• ofwel op het tijdstip waarop de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief ontvangt en op zijn beurt medeondertekent;
• ofwel op het tijdstip waarop de beroepsbeoefenaar de opdracht begint uit te voeren, op verzoek van de cliënt, wanneer die uitvoering door uitzonderlijke of dringende omstandigheden op een eerder tijdstip begint.

Indien de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, zijn alle professionele relaties tussen partijen onderworpen aan deze algemene voorwaarden en aan de opdrachtbrief, waarvan de bepalingen geacht worden te zijn gesloten tussen de partijen, voor zover deze contractuele documenten aan de cliënt werden bezorgd.

III. Duur en beëindiging van de overeenkomst

a. Recurrente opdrachten

Onder ‘recurrente opdracht’ wordt verstaan: alle opdrachten die terugkerend zijn en die niet voldoen aan de definitie van ‘niet-recurrente opdrachten’.

Behalve bij een andersluidende bepaling in de opdrachtbrief wordt de overeenkomst voor een recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan.

Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen door middel van een opzegging die via e-mail ter kennis wordt gebracht.

Behalve bij onmiddellijke beëindiging om bepaalde redenen (zie 4.1 en 4.2 hieronder) of een tegenstrijdig beding in de opdrachtbrief, geldt, wanneer de beroepsbeoefenaar en/of de cliënt een einde maakt/maken aan het contract, een opzeggingstermijn van: een maand tot maximaal drie maanden ^[6]. Als de beëindigende partij in de beëindiging van de opdracht niet uitdrukkelijk vermeldt dat zij de opzeggingstermijn in acht zal nemen, wordt deze opzeggingstermijn, tenzij door de partijen anders is overeengekomen, vervangen door een forfaitaire verbrekingsvergoeding gelijk aan een evenredig deel van de erelonen voor de opzeggingstermijn (1/12, 1/6 of ¼ van de jaarlijkse erelonen) die overeenstemmen met de diensten die gewoonlijk door de beroepsbeoefenaar worden geleverd voor een volledig boekjaar of, in voorkomend geval, een kalenderjaar.

Tijdens de opzeggingsperiode blijven de bepalingen van de opdrachtbrief en deze algemene voorwaarden van kracht.

Tenzij de partijen anders beslissen, heeft de beëindiging van het contract, zelfs indien een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, de onmiddellijke stopzetting tot gevolg van de diensten van de beroepsbeoefenaar voor de voorbereiding van de jaarrekening van het boekjaar dat voorafgaat aan de beëindigingsdatum.

b. Niet-recurrente opdrachten

Niet-recurrente opdrachten zijn eenmalige en niet-terugkerende opdrachten waarvan de uitvoering een einde maakt aan de opdracht.

Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor een bepaalde duur te zijn gesloten.

Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de uitvoering van de overeengekomen diensten.

Bij het einde van de overeenkomst worden alle boeken en documenten, die eigendom zijn van de cliënt, ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn mandataris middels het opmaken van een gedateerde en ondertekende inventaris in evenveel originele exemplaren als er partijen zijn.

IV. – Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en)

In alle gevallen kan de beroepsbeoefenaar de overeenkomst op elk ogenblik zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de samenwerking onmogelijk maken, zoals:

1. omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen;
2. omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken;
3. (een) kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verplichtingen zoals omschreven in deze algemene voorwaarden (punt 6.2)  en in de opdrachtbrief;

De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, moeten aan de cliënt worden meegedeeld.

Naargelang van de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing

De onmiddellijke beëindiging om de onder c. genoemde reden wordt voorafgegaan door een ingebrekestelling.

Wanneer de beroepsbeoefenaar de overeenkomst beëindigd om (een) bepaalde reden(en), dan deelt hij schriftelijk aan de cliënt de reden voor de beëindiging mee en informeert hij deze van de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.

In geval van overlijden van de cliënt fysieke persoon zijn de opdrachten ontbonden van rechtswege.

De cliënt kan de overeenkomst op elk moment zonder opzegging noch vergoeding beëindigen wanneer de beroepsbeoefenaar kennelijk in gebreke blijft bij het uitvoeren van zijn verplichtingen, zoals beschreven in deze algemene voorwaarden en desgevallend in de opdrachtbrief.

V. – Schorsing van de uitvoering van de verbintenissen

In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van een of meerdere van zijn verplichtingen, bijvoorbeeld bij niet-betaling van de erelonen of voorschot(ten) overeenkomstig artikel 7, is de beroepsbeoefenaar gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen te schorsen of uit te stellen tot de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

De beroepsbeoefenaar licht de cliënt hierover schriftelijk in.

De schorsing van de uitvoering van zijn verplichtingen wordt voorafgegaan door een ingebrekestelling van de cliënt.

Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, dringende en noodzakelijke werkzaamheden moeten worden verricht ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop.

Alle kosten en lasten (met inbegrip van geldboetes en vergoedingen) die voortvloeien uit de schorsing of het uitstel zijn ten laste van de cliënt. 

De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.

VI. – Rechten en verplichtingen van de partijen

6.1. Rechten en verplichtingen van de beroepsbeoefenaar

Met uitzondering van de naleving van wettelijke termijnen (voor zover de cliënt al zijn vermelde verplichtingen is nagekomen), is de verbintenis die de beroepsbeoefenaar ten opzichte van zijn cliënt aangaat een middelenverbintenis. De beroepsbeoefenaar voert de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid en met de vereiste zorg uit.

Hij waakt erover dat de diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het ITAA en rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving die van kracht zijn op het tijdstip van de uitvoering van de overeenkomst.

De uitvoering van de opdracht is - behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief - niet specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.

Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief is de beroepsbeoefenaar niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelden hem meedelen, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.

De cliënt aanvaardt dat de beroepsbeoefenaar voor het uitvoeren van de opdracht naar eigen inzicht een beroep doet op onderaannemers of medewerkers die over de vereiste competenties en kwalificaties beschikken.

6.2. Rechten en verplichtingen van de cliënt

Met betrekking tot de opdracht die aan de beroepsbeoefenaar wordt toevertrouwd, verbindt de cliënt zich er nauwgezet toe om samen te werken en om alle documenten, gegevens en inlichtingen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, nauwkeurig en tijdig te verstrekken.

De cliënt verbindt zich er toe:

• De werkzaamheden die hem desgevallend overeenkomstig de opdrachtbrief zijn toegewezen uit te voeren;
• De beroepsbeoefenaar tijdig alle gegevens, gebeurtenissen of ontwikkelingen te melden die de uitvoering van de opdracht kunnen beïnvloeden;
• De beroepsbeoefenaar alle correcte, nauwkeurige en geactualiseerde informatie en elke latere wijziging ervan die een eventuele aanpassing van de opdracht van de beroepsbeoefenaar impliceert, te bezorgen, meer bepaald en zonder volledig te zijn, met betrekking tot een aanzienlijke wijziging van zijn financiële situatie, zijn kaspositie, zijn uiteindelijke begunstigden, en dit uiterlijk binnen de 15 dagen na de kennisname van deze informatie of na de wijziging ervan door de cliënt;
• Schriftelijk te bevestigen dat de bezorgde documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn, als de beroepsbeoefenaar hem dat vraagt;
• Te controleren of de documenten en overzichten die door de beroepsbeoefenaar worden opgemaakt, overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem bezorgde inlichtingen, en als dat niet zo is, dit onmiddellijk aan de beroepsbeoefenaar te melden;

VII. – Erelonen

De kosten en erelonen worden vastgesteld zoals bepaald in de opdrachtbrief, waarvan deze algemene voorwaarden integraal deel uitmaken.

a. Betalingsvoorwaarden

Facturen en/of ereloonnota's zijn betaalbaar binnen 15 kalenderdagen na de facturatiedatum.

Elke vertraging in de betaling geeft van rechtswege, zonder dat een ingebrekestelling nodig is, aanleiding tot:

de toepassing van een verwijlintrest tegen het tarief dat is vastgesteld in artikel 5 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties;

een conventionele vergoeding waarvan het bedrag forfaitair wordt vastgesteld op 10% van de onbetaalde bedragen, met een minimum van 40,00 euro per factuur.

Vertragingen in de uitvoering van zijn opdracht die niet toe te schrijven zijn aan de beroepsbeoefenaar verhinderen de maandelijkse forfaitaire facturatie niet.

b. Voorschotten

De beroepsbeoefenaar kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden in de definitieve kosten- en erelonenstaat in rekening gebracht.

c. Betwisting van kosten- en erelonenstaat

Alle betwistingen van kosten en erelonen moeten binnen de 15 dagen na facturatiedatum bij aangetekend schrijven worden geformuleerd. Indien de beroepsbeoefenaar geen (tijdige) betwisting ontvangt, wordt de niet-betwiste schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag ervan onbetwistbaar verschuldigd. De cliënt wordt bovendien geacht akkoord te gaan met de gefactureerde diensten.

VIII. – Aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar 

De Beroepsbeoefenaar is uitsluitend verantwoordelijk voor de toepassing van de op het moment van de uitvoering van de opdracht geldende wet- en regelgeving, onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat de Klant de verplichtingen die op grond van deze overeenkomst op hem rusten naleeft. De Beroepsbeoefenaar kan derhalve niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen (eventueel met terugwerkende kracht) van deze wettelijke en reglementaire bepalingen.

De Beroepsbeoefenaar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor handelingen, verklaringen en gedragingen van zijn Klant, diens vertegenwoordigers of enige derde Partij die nadelige gevolgen kunnen hebben voor de normale uitvoering van de hem toevertrouwde opdracht.

De Beroepsbeoefenaar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen die voortvloeien uit vertraagde overdracht van informatie, documenten of stukken door de Klant, met inbegrip van administratieve sancties, toeslagen, rente, enzovoort…

De Beroepsbeoefenaar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor onjuistheden, storingen, duplicaten of transmissiefouten die verband houden met het gebruik van elektronische facturering of storingen in systemen, software en/of netwerken.

De Beroepsbeoefenaar heeft het recht aan te nemen dat de elektronische facturen die automatisch of handmatig door de Klant worden verstrekt, correct zijn en door laatstgenoemde worden geaccepteerd. Hij kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor onjuistheden in de ontvangen documenten.

In overeenstemming met de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en fiscaal adviseur, heeft de Beroepsbeoefenaar zijn beroepsaansprakelijkheid op deugdelijke wijze verzekerd via een door het Instituut goedgekeurde verzekeringsovereenkomst, afgesloten bij de maatschappij: naam verzekeraar

Beperkingen van de aansprakelijkheid van de Beroepsbeoefenaar:

1. Behalve voor wat betreft de opdrachten bedoeld in artikel 24 § 3 van de wet van 7 december 2016 houdende organisatie van het beroep en van het openbaar toezicht op bedrijfsrevisoren, zal de totale aansprakelijkheid (hetzij contractueel, buitengerechtelijk of anderszins) van de Beroepsbeoefenaar voor de uitvoering van de opdracht te allen tijde beperkt zijn tot de bedragen waarop recht bestaat krachtens de beroepsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten door de Beroepsbeoefenaar, inclusief het eigen risico dat hem eventueel toekomt volgens genoemde verzekering.
2. Tenzij anders vereist door dwingende wettelijke bepalingen, is de Beroepsbeoefenaar in geen geval aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:

• verlies van winst, goodwill, zakelijke kansen of verwachte besparingen of voordelen,
• verlies van gegevens,
• indirecte verliezen of schade.

3. Bij afwijking van artikel 6.3 van het Burgerlijk Wetboek, behalve in geval van opzettelijk wangedrag of schade aan de lichamelijke of psychische integriteit van de Klant, kan de buitengerechtelijke aansprakelijkheid van de Beroepsbeoefenaar en/of zijn hulpkrachten en personeelsleden voor een of meer fouten begaan tijdens de uitvoering van de opdracht niet door de Klant worden ingeroepen, waartoe deze uitdrukkelijk afstand doet.

IX - Beroepsgeheim en witwaspraktijken 

De Beroepsbeoefenaar evenals zijn gemachtigden of werknemers verbinden zich, binnen het kader van de aan hen toevertrouwde taken, tot het nauwgezet respecteren van het beroepsgeheim.

De Klant erkent dat hij op de hoogte is dat de Beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wetgeving met betrekking tot de preventie van het gebruik van het financiële systeem voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, en verbindt zich ertoe hem onverwijld alle informatie en/of documenten te verstrekken die vereist zijn krachtens genoemde wetgeving.

Voor zover nodig, machtigt de Klant de Beroepsbeoefenaar om aan de betrokken derden de informatie en documenten te verstrekken waarvan de bekendmaking wettelijk verplicht is.

X – Bewaring van de stukken

De stukken, boeken en documenten kunnen worden verplaatst. De Beroepsbeoefenaar kan deze bewaren zolang dit nodig is voor de uitvoering van zijn/haar opdracht(en). De Klant heeft te allen tijde het recht deze in te zien, hetzij persoonlijk, hetzij via een of meerdere aangestelden of gevolmachtigden die voorzien zijn van een schriftelijke volmacht, op voorwaarde dat deze stukken, boeken en documenten eigendom zijn van de Klant.

Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om de stukken op te halen zodra de Beroepsbeoefenaar hem of haar op de hoogte stelt van hun beschikbaarheid.

De Beroepsbeoefenaar verbindt zich ertoe de Klant regelmatig toegang te geven tot zijn of haar boekhoudkundige documenten. Het ophalen van stukken en documenten in papieren formaat vindt plaats bij het kantoor van de Beroepsbeoefenaar, met diens toestemming.

De kennisgeving aan de Klant dat de stukken en documenten beschikbaar zijn, legt de risico's op hem.

XI- Geschilbeslechtings- en betwistingswijzen

Mogelijkheid tot een schikking

1. De Klant en de Beroepsbeoefenaar moeten hun klachten altijd eerst schriftelijk aan elkaar kenbaar maken om te proberen een minnelijke oplossing te vinden.
2. De Klant en de Beroepsbeoefenaar kunnen, in onderling overleg of op verzoek van een van hen, hun geschil aan het Instituut voorleggen met het oog op een poging tot minnelijke schikking.

Betwistingen

1. In geval van betwisting van erelonen en/of kosten die door de Beroepsbeoefenaar bij de Klant worden gevorderd en onverminderd een mogelijke voorafgaande poging tot minnelijke schikking zoals hierboven vermeld, besluiten de Partijen de procedure te volgen die is opgesteld door het Instituut, waaraan het verzoek door één en/of beide Partijen zal worden gericht.
2. Bij gebrek aan voorafgaande gezamenlijke overeenkomst tussen de Klant en de Beroepsbeoefenaar, zal de door het Instituut ingestelde procedure en het geschil worden onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk kanton waar het kantoor van de beroepsbeoefenaar is gevestigd.
3. Elk ander geschil valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk kanton waar het kantoor van de beroepsbeoefenaar is gevestigd.